skip to Main Content
"Vzgajajmo ustvarjalce, ne le uporabnike tehnologije."
Kako Smo Poskusili Avtomatizirati … Vse

Sliši se super. Sprogramirali bomo sistem. Avtomatizirali bomo vse operativne in organizacijske procese in število ur, ki se jih porabi za organizacijo dela, vodenje izplačil, upravljanje prijav ter procesiranje plačil, zmanjšali na praktično nič. To je bila želja. Kako pa se je vse skupaj razpletlo?

Kakšni dobri dve leti nazaj je pričela nastajati ideja o super naprednem avtomatiziranem sistemu, ki nam bo na 404 prihranil veliko dela. Takrat smo praktično živeli v različnih Googlovih tabelah in veselo podvojevali Google Form prijavnice. Kaj je bila sploh srž naših bolečin?

V organizaciji z več kot 40 mentorji in mentoricami (takrat, dve leti nazaj, jih je bilo nekaj več kot 20), s šestimi celoletnimi programi, preko 30 sobotnimi delavnicami, na desetine tehniškimi dnevi in še preostalimi izobraževalnimi aktivnostmi je bilo potrebno obdelati ogromno podatkov.

Izziv 1: Zbiranje prijav

Zbirati je bilo potrebno prijave otrok na naše aktivnosti, hkrati pa paziti, da se jih ni prijavilo preveč, ker je to pomenilo, da je treba staršem javljati, da otroci niso prijavljeni, ampak samo v čakalni vrsti. E-naslovi so se nabirali v različnih Googlovih tabelah, od koder smo jih kopirali, označevali, jih brisali, enkrat barvali z zeleno, drugič z rdečo barvo in si označevali, kdo je sploh prijavljen. Ker ni bilo samodejnih potrdil na e-naslove staršev, so nas le-ti velikokrat klicali in spraševali, kakšno je stanje njihove prijave. In zopet je bilo treba pregledovati tabele in poiskati ustrezno prijavo.

Če bi organizirali po eno delavnico na nekaj mesecev, bi bila to povsem v redu rešitev, za tedenske delavnice pa se takšna komunikacija, ki jo moraš opraviti, začne tako kopičiti, da te velikokrat mine vsa volja do življenja. No, saj ni bilo tako hudo, ampak na živce ti gre, če ure in ure izgubljaš na ponavljajočih se opravkih.

Izziv 2: Beleženje plačil

Če so bile delavnice brezplačne, je to še nekako šlo, ko pa smo pripravljali kakšno plačljivo, so se pojavili še novi izzivi: kako beležiti plačila, kako pošiljati staršem predračune za posamezne obroke, kako izstavljati račune za prejeta nakazila. Ročno, kako pa drugače. Ampak tega se veliko nabere, in to hitro. In potem pozabiš izstaviti kakšen račun, pozabiš poslati opomnik za plačilo … Šolskega leta pa je kmalu konec in ugotoviš, da kakšnemu staršu že zadnje pol leta nisi poslal nobenega (pred)računa. Urejati stvari za mesece nazaj pa je mukotrpno in dostikrat tudi precej neučinkovito.

Izziv 3: Plačevanje mentorjev in mentoric

Če ti nekako uspe rešiti prejšnja dva izziva z malo boljšimi preglednicami, se še bolj zaplete, ko je potrebno razporediti mentorje po vseh izvedenih aktivnostih. Na eni strani imamo namreč aktivnosti, na drugi strani pa izvajalce in izvajalke, za katere je na koncu meseca potrebno pripraviti obračun dela, glede na vse njihove izvedene aktivnosti in ure, ter skupni znesek za plačilo. Ja, tudi to bi se dalo rešiti s še naprednejšo tabelo, ampak hitro se lahko začnejo dogajati napake, ko se nekatere stvari vpisuje naknadno, se jih spreminja, briše ali popravlja. Nastane lahko cela “zbrka”. Nekaj je torej treba ukreniti!

Izziv n?

Skozi leta spremljanja in organiziranja aktivnosti se je pojavilo še desetine drugi izzivov: od beleženja prisotnosti na aktivnosti do beleženja delovnega časa za zaposlene, rezervacij stroja pa sistema za oddajo naročil itd. Poskusili smo popisati čim več zamudnih operacij in jih spraviti v nekakšen avtomatiziran sistem, ki nam bo prihranil čas. In kako nam je uspelo?

Sistem 404

Nismo mu nadeli kakšnega posebnega imena. Je pa 404 zagotovo dobil sistem, ki nam je pred tem manjkal. A ni šlo povsem po načrtu. Na tem dvoletnem popotovanju smo spoznali, da se čisto vsega ne da avtomatizirati. Vsaj ne tako, da bi lahko upravičili vse ure, porabljene za razvoj neke programske rešitve. Daleč od tega, da je bil razvoj napaka, ampak od začetne “mladostniške naivnosti” je ostala realnost, ki nam je pokazala, da bo bolje kakšno stvar obračunati in obdelati na roke. Bo ceneje in hitreje. 🙂

Kaj smo se naučili?

Določene stvari se pač hitreje naredi na roke ali s pomočjo kakšne preglednice. Ob precej širokem razponu razpisov in projektov, ki jih opravljamo vzporedno, še vedno ne moremo avtomatizirati izplačevanja. Toliko je projektov, prekrivanja in menjavanja mentorstva ter različnih načinov za izplačevanje: od študentskega servisa, SP-jev do raznovrstnih pogodb. Bolečina, ampak s tabelo se to reši precej lažje.

Skratka, precej idej smo med razvojem opustili, saj smo ugotovili, da se jih preprosto ne da razviti. Specifične, zelo redke ali pa preveč kompleksne primere zato raje rešujemo po starem. Na roke.

Kaj imamo danes?

Danes. Več kot 50.000 vrstic Go-ja (za backend) in React-a (za frontend) nam omogoča nemoteno upravljanje organizacije. Preko platforme je mogoče urejati uporabnike, izplačila, voditi evidenco aktivnosti ter rezervirati posamezne stroje. Omogoča tudi zbiranje prijav na aktivnosti, avtomatsko potrjevanje, sprejemanje plačil itd.

Aktivnosti in prijavnice so tista najpomembnejša zadeva. Poročanje, označevanje prisotnosti udeležencev in mentorjev pa dodajanje izplačil. Avtomatsko zbiranje prijav in avtomatsko obveščanje prijavljenih. Pošiljanje predračunov, sprejemanje spletnih plačil, vnašanje bančnih nakazil ter avtomatsko izdajanje in pošiljanje računov. Fjuuh, to je res odlično!

Pa še precej drugih stvari je. Spremljanje delovnega časa za vsakega posameznika, spremljanje dela in izplačil, rezervacije strojev, označevanje usposobljenosti (tega dvojega trenutno ne uporabljamo, ker nam še malo manjka pri “hardware” rešitvah na posameznih strojih za zaklep/odklep). In seveda log vseh sprememb in dogodkov. Da lahko rečemo, da imamo še zelo preprost “audit trail” implantiran.

“Kje pa kupiš tako stvar?”

Ker smo makerji, smo se seveda programiranja lotili “in-house”. Žiga, Vid in Matej, naša skrbna in marljiva programerska ekipa (https://zerodays.dev/), so zadnji dve poletji namenili pretvarjanju naših zamisli v kodo – in v realnost. Rezultat je tukaj. Sistem deluje. Imamo precej manj dela z dolgočasnimi opravki, večji pregled nad dogajanjem in avtomatizirane, vsaj nekatere ključne dele naših procesov.

Bonus

Seveda pa tukaj še ni konec. Ker se radi tudi malo pozabavamo, je Sistem dobil še dve dodatni preobleki. Rojstnodnevno in decembrsko. Prva se naslika vsakemu, ki praznuje rojstni dan – “unicorn” namesto dolgočasnega cursorja in konfeti vsakič, ko pritisneš na gumb. Druga pa živi cel december. Okraski, sneženje (ki se proti koncu leta stopnjuje in povzroči, da se ti začne prižigati ventilator na računalniku :D) in pa še smrekica z okraski in lepimi željami.

Back To Top